転勤族×整理収納メソッド×事業主様書類管理 東京大田区の整理収納アドバイザー斉藤夏枝です^^
初めましての方には自己紹介を (私が整理収納アドバイザーになった理由)
事務職経験がとっても長い私。
複数の職場、部署経験がありますが、どんな職場でもどんな部署でも一番使えた文房具をご紹介します。
一番使える文房具、それは透明なクリアファイル
穴をあけてファイリングするリングファイル、チューブファイル、とじ込み式ファイルは昔からあります。
今もこのタイプのファイルを使っている職場は多いです。
しかし、
■とじこむ前に穴を毎回あけなくてはならない
■書類を入れ替えるのが面倒
■穴をあけたところからやぶけやすい
■穴をあけたところや綴じ具があるところが、見えない
■重ねると雪崩が起きやすい
重ねるほど、斜めのすべり台になっていくのです。
というデメリットがあります。
これらのデメリットをすべてクリアするモノ、それは透明なクリアファイルです。
透明なクリアファイルの使い道
取り出さなくても書類がわかる、これが一番。
■処理・保管が必要な郵便物をファイルする
郵便物の場合は、封筒も一緒に保管してもよいでしょう。
封筒から出した状態でファイルしておくと中身がわかりやすい。
「これ何の書類だっけ?」と、毎回取り出す手間が省けます。
■名刺やレシートをファイルする
小さな書類は紛失のモト。
クリアファイルにいれておけば、すべてA4サイズになります。
同じ大きさになれば管理しやすくなります。
経費精算前の一時置き用としてもGOODです。
■ふせんでラベルが作れる
透明なクリアファイルだからこそ、書類に添付したふせんが見やすい。
注意事項や重要ポイントなどを書き、ふせんで添付してもすぐ見つかりますね。
また、ふせんを書類に直接貼らず、クリアファイルに貼るという方法もあります。
透明のクリアファイルの裏側からふせんをつければ、はがれにくいラベルになります。
また、私は、フィルムふせんを使ってはみ出す見出しラベルを作っています。
ここでも、直接書類に貼らずに透明なクリアファイルに貼っています。
こうすると、クリアファイルがたくさんあっても、目的のクリアファイルを見つけやすいのです。
フィルムふせんは紙のふせんより強度があるので、ラベル用としておススメ!
下記の記事でも熱く語っています。
このように分類した透明なクリアファイルはファイルボックスに。
こうすることで、すべての書類を立てることができます。
透明なので目的の書類を見つけやすいですし、特によく使う書類は見出しラベルを付けておくとわかりやすい。
クリアファイル同士は重ねても雪崩の危険はありません。
不要になった書類は中身を処分すれば終わりです。
逆に、必要な書類だけピックアップして会議に参加する、持ち歩くなども簡単。
入れ替えの手間もかかりません。
私はいつでも書類に対応できるように、予備の透明なクリアファイルも一緒に収納しています。
どんな書類にも使える、ファイルの手間もかからない。
地味だけど、縁の下の力持ちな存在。
そんな透明なクリアファイルが一番だと思っています。
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東京大田区の整理収納アドバイザー。福岡出身東京在住。転勤族育ちで転勤族の妻となり多数の引っ越し経験あり。100件以上のお宅へ行き、片付け苦手さんをサポート。長年の事務職経験から個人事業主様の書類整理や管理方法のアドバイスも手がける。整理収納アドバイザー2級認定講座の講師としても活動中。
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