【書類整理】事務職13年経験者が教える一番使える秘密兵器

転勤族×整理収納メソッド×事業主様書類管理 東京大田区の整理収納アドバイザー斉藤夏枝です^^

初めましての方には自己紹介を (私が整理収納アドバイザーになった理由)

事務職経験がとっても長い私。

複数の職場、部署経験がありますが、どんな職場でもどんな部署でも一番使えた文房具をご紹介します。

一番使える文房具、それは透明なクリアファイル

穴をあけてファイリングするリングファイル、チューブファイル、とじ込み式ファイルは昔からあります。
今もこのタイプのファイルを使っている職場は多いです。

ファイル

しかし、

■とじこむ前に穴を毎回あけなくてはならない

■書類を入れ替えるのが面倒

■穴をあけたところからやぶけやすい

■穴をあけたところや綴じ具があるところが、見えない

■重ねると雪崩が起きやすい

重ねるほど、斜めのすべり台になっていくのです。

というデメリットがあります。

これらのデメリットをすべてクリアするモノ、それは透明なクリアファイルです。

 

透明なクリアファイルの使い道

取り出さなくても書類がわかる、これが一番。

■処理・保管が必要な郵便物をファイルする

郵便物の場合は、封筒も一緒に保管してもよいでしょう。

封筒から出した状態でファイルしておくと中身がわかりやすい。

「これ何の書類だっけ?」と、毎回取り出す手間が省けます。

 

■名刺やレシートをファイルする

小さな書類は紛失のモト。

クリアファイルにいれておけば、すべてA4サイズになります。

同じ大きさになれば管理しやすくなります。

経費精算前の一時置き用としてもGOODです。

 

■ふせんでラベルが作れる

透明なクリアファイルだからこそ、書類に添付したふせんが見やすい。

注意事項や重要ポイントなどを書き、ふせんで添付してもすぐ見つかりますね。

また、ふせんを書類に直接貼らず、クリアファイルに貼るという方法もあります。

透明のクリアファイルの裏側からふせんをつければ、はがれにくいラベルになります。

 

また、私は、フィルムふせんを使ってはみ出す見出しラベルを作っています。

ここでも、直接書類に貼らずに透明なクリアファイルに貼っています。

こうすると、クリアファイルがたくさんあっても、目的のクリアファイルを見つけやすいのです。

フィルムふせんは紙のふせんより強度があるので、ラベル用としておススメ!

下記の記事でも熱く語っています。

このように分類した透明なクリアファイルはファイルボックスに。

こうすることで、すべての書類を立てることができます。

透明なので目的の書類を見つけやすいですし、特によく使う書類は見出しラベルを付けておくとわかりやすい。

クリアファイル同士は重ねても雪崩の危険はありません。

不要になった書類は中身を処分すれば終わりです。

逆に、必要な書類だけピックアップして会議に参加する、持ち歩くなども簡単。

入れ替えの手間もかかりません。

私はいつでも書類に対応できるように、予備の透明なクリアファイルも一緒に収納しています。

どんな書類にも使える、ファイルの手間もかからない。

地味だけど、縁の下の力持ちな存在。

そんな透明なクリアファイルが一番だと思っています。

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