ここだけ押さえて!書類管理方法ステップは5つ

お子さんがいるご家庭では学校などからのお便り、事業をされている方であれば、請求書、領収書、各種契約書、決算書類、登記関連その他など管理しなければいけない書類はたくさん。企業でも個人でも、書類管理のポイントは5つです。

放っておいたらどんどん溜まっていく書類。実はポイントを押さえれば管理は簡単なんです。

職場でも家庭でも!書類管理のキホン

1.全部出す

何をどれくらい持っているのか、確認するためにも全部出します。
この時に期日の過ぎた書類などは抜き出して処分しておきます。

2.ざっくりカテゴリー分け

人別であったり、ジャンル別であったり。
事業であるなら、
契約書など保管専用のもの
請求書・領収書など日々動くもの など

家庭なら、
人別
毎月くるおたより
永年保管(家の契約書・保険など)
多いジャンルはさらに細かく分ければ大丈夫。 自分が、大体ここを探せば見つけられるぐらいのざっくりジャンル分けでOK。 あまりにも細かく分類してしまうと、分類作業やファイルなどを作成したり、管理するのも大変ですし、イレギュラーの書類が来た時にどこにも分類できない→放置になりがちです。

 3.時系列に並べ替え

基本は新しいものを上や手前に重ねていく方がベター。ここは、各自マイルールを作ってください。  確認したいものは最新情報のことが多いです。

4.ファイリング

ファイリングは、リング式ファイル&ポケットファイル

もしくはファイルボックス&個別フォルダー

の管理がおススメ。
縦に保管したいか、横に保管したいか、収納スペースや好みで選んでください。

大事なのは、書類の入れ替えがラク!なこと

穴あけパンチで穴をあけて、書類を綴じて・・・って結構大変。また、ある特定のジャンルの書類が増えすぎてしまったときに入らない!全部ずらして入れ替えないと!というのは時間の無駄です。
書類を管理する時間に膨大な時間を割くよりは、営業する時間や自分のための時間が増えた方がよっぽど有益です。

 5.ラベルを付けておこう

手書きラベルでも、テプラでもパソコンで作成してもOK。
私は事務職時代に各担当者ごとに個別フォルダーを作成してその人のテーマカラーを勝手に決めて色で識別していました。いつも冷静な男性社員はブラック。元気がとりえの女性社員はオレンジ。熱いハートを持つ男性社員はレッドなど。個別フォルダーの色を変えてもよいし、個別フォルダーのタグの色を変えたり、タグに記入するペンの色を変えたり、蛍光ペンなどで色分けしたり。

こういった丸シールを貼ったり。
イラストや写真などでも良いんです。
 その書類に関わる人が分かるようにしてくださいね。

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ここでお伝えしたいことがあります。

書類管理は大事だけど、すべて紙で保存しなくてもよいということ。

法定保管期限が決められたもの以外であれば、写メでもスキャナーでもよいので、デジタル管理で紙自体を削減する方法もありますよ。 スマホの中に入れて置けばいつでも確認できますしね。

書類管理も一度ルールを作ってしまえば管理はラクなんです。


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