仕事の能率・成果があがる整理収納のヒント

仕事が早い人と遅い人との間には「していること」に明確な違いがあります。

ONもOFFも大事にしたいから。

整理収納をすれば、仕事の効率もあがります。

 

 

書類に埋もれていませんか?

仕事の能率・成果を上げるためにできること

①仕事の優先順位を付ける

緊急なのか・重要なのかを判断して仕事の順番を組み立てます。

TO DO リストにして終わった案件から消していきます。

「仕事の見える化」です。

 

②デスクを整理整頓

一日5分の探し物タイムも一年経つと1,825分!

一年間で、およそ30時間以上も探し物に費やしています。

片づけて、探し物をする時間がなければ、この時間にもっと仕事ができる!

■文具を1か所に集めて分類

■案件別にクリアファイルに入れておく

■ふせんを活用

「探す」という時間を仕事にまわします。

関連記事:書類管理方法のステップは5つ

 

③PCの整理整頓

PCを使った仕事についている方も多いはず。

ちょっとした工夫で整理整頓できますよ。

■メールはフォルダ分けやフラグ付けで見やすくする

■基本は即レス!「あとでまとめてやろう」より「都度処理」した方が早いです。

■メールの定型文などはひな型を作り自動登録する。

小さな工夫が、時短にも繋がりますね。

④書類の保管はファーストインスピレーションで期限決め。

書類が手元に来た時から、大体いつまで保管するか決めてしまいます。

基本は一年。

ナムレコの統計では、事務員が見る文書の99%が作成・収集されてから1年以内のものであると言われています。

つまり、よく見る文書は1年以内のもので、1年を超えた文書は100回に1回の割合で見るに過ぎないということになります。

1年経った時点でさらに書庫行きOR処分を判断します。

毎回確認するのは大変なので、年度の変わり目、新年などチェックする機会をきめます。

関連記事:モノが捨てられない!基準を決めよう

情報はどんどん古くなっていきます。

現代ではデータ化したり、ネット上でいつでも検索できる状況にあります。

思い切って手放してみて下さい。

「書類を管理する」という時間も短縮できます。

 

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