オフィスで活かせる片づけ

私の講座は、職場の整理収納にお悩みの方も多く参加していただいています。

家庭でのお片付けの考え方は、オフィスにも応用できます。

~オフィスの片づけができていないことのデメリット~

仕事が忙しくて片づける時間がない→片づけないからよりちらかる→いつもモノをさがしている→仕事に集中できない→時間をロスして非効率→時間が足りない→さらに仕事が忙しい

片づけが出来ていない人が陥る負のループです。

~オフィスの片づけのメリット~

必要なモノしか置かれていない→余計なモノに思考が邪魔されない→目の前の作業に集中できる→早く、質の良い仕事ができる

  • 仕事の効率が良くなる
  • 集中力や決断力が身に付く

人生まで変えてしまう、片づけのメリットがあります。

デスクの上を片付けよう!

オフィスでは「いったんもめん」さんが多くいます。
自分の所に来た書類を「一旦、置いておこう」と机の端においています。
「一旦」が積み重なり、書類の山が沢山できていきます。
沢山の参考資料やコピー書類の中に期限を守らなければいけない提出書類や契約書類がまぎれていたら、ミスが増えるかもしれません。

整理することで、「優先順位づけ」「やらないけばならないこと」「やる必要がないこと」が明確になります。

まずは

 過去一年間で使用したかどうか

の基準でデスクの上の書類を分類しましょう。

 

名刺を片付けよう

名刺は名前順、もしくは会社名順に保管しましょう。
会った日付や特徴・取引内容を記入すると記憶定着に役立ちます。

アナログ管理なら・・・増減することが多いので、入れ替えしやすいモノを選びます。

デジタル管理なら・・・枚数が多いなら名刺対応スキャナーを利用します。枚数が少ないならスマホ用の名刺管理アプリで写真をとって管理します。

 一年に一度は定期的に見直しをしましょう!

その際、顔が思い出せないような方の名刺は処分しましょう。

 

パソコンのデスクトップを片付けよう

パソコンのデスクトップがアイコンですべて埋まっているという、デスクトップ大好きさん、いませんか?

これも、「一旦置いておこう」の心理です。
また、デスクトップにおいておけば一目でわかるからという理由もあります。しかしながら、アイコンが沢山ありすぎると、一目ではわからなくなってきます。

パソコン上でも保管ルールを決めましょう。。

  • フォルダにも番号・案件名を付けること
  • 作業日時(保管日時)をかならずタイトルの先頭につける

タイトル名も好き勝手につけるのではなく、共通ルールを作りタイトル名をつけるようにします。
このようなルールを徹底すると、共有フォルダなど他人が探す際にもどこにあるのか、このファイルは最新なのかが分かり、探しやすくなります。

 

他人の机が汚すぎて気になる!といったご相談をいただきますが、まずは自分の机から!
オフィスの片づけを始めましょう。

 

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